Open Office 3.0 đã sẵn sàng đối đầu với Microsoft Offiice

Phiên bản mới nhất 3.0 của phần mềm mã nguồn mở duy nhất “dám” đối đầu với Microsoft Office không hào nhoáng, bóng bẩy, nhưng cung cấp đầy đủ chức năng cần thiết với tốc độ đáp ứng làm người dùng hài lòng. Bộ phần mềm văn phòng  này cung cấp khá đầy đủ “đồ nghề” cho người dùng đã quen với Microsoft Officie: Writer, phần mềm xử lý văn bản, Calc tương tự Excel, Impress dựng slide thuyết trình, Base xử lý dữ liệu, Math cho các phép tính toán học, và Draw cho đồ hoạ. OO làm việc với rất nhiều định dạng khác nhau, bao gồm ODF (Open Document Format), và tất nhiên bao gồm cả văn bản được viết trên Microsoft Office, thậm chí có thể xuất file dưới dạng PDF. Tuy nhiên, bộ phần mềm này không đọc được định dạng mới nhất của Office 2007, .docx (mặc dù đọc được trong phiên bản beta). Hiện tại đây không phải vấn đề lớn vì còn ít người dùng định dạng này, nhưng có thể gây phiền toái trong tương lai. Một trong những chức năng thuận tiện nhất của OO là trình thuật sĩ hướng dẫn chi tiết từ tạo bảng biểu, làm slide, v.v.. Các hướng dẫn tận tay dành tới người dùng thông thường này khá thiết thực, ví dụ như bạn sẽ được hỏi dùng máy chiếu loại nào trước khi bắt tay vào dựng slide như hình dưới. Nhưng có lẽ phần lớn người dùng sẽ dành thời gian nhiều nhất cho Writer, phần mềm xử lý văn bản tương đương với Microsoft Word. Writer có đầy đủ mọi tính năng cần thiết, cùng vài tính năng bổ sung khá thú vị như mở bộ sưu tập ảnh nền, khung bảng biểu và nhiều thành phần khác để chèn vào văn bản chỉ bằng một lần click chuột, hoặc thậm chí  chèn cả âm thanh. Writer cũng có khả năng biên tập ngôn ngữ HTML căn bản. Giống như Firefox, OpenOffice cũng có khả năng bổ sung tính năng mới qua hệ thống add-on. Hiện tại, bạn có thể tham quan những addon đầu tiên tại đây Nhược điểm lớn nhất của OO 3.0, cũng như các phiên bản trước là giao diện: khá đơn điệu, không đẹp mắt  như Office 2007. OO cũng thiếu vài chức năng cao cấp của đối thủ, như QuickParts (tận dụng các đoạn văn được sử dụng nhiều trong email và văn bản), cũng như không có sẵn nhiều biểu mẫu để lựa chọn. Menu của Open Office được thiết kế dạng truyền thống, có thể khiến người dùng quen với Word 2007 không hài lòng do thiếu “ribbon” tự thay đổi menu công cụ tuỳ theo ngữ cảnh sử dụng. Open Office 3.0 sẽ là lựa chọn đầu tiên nếu bạn là người dùng Windows muốn thay thế Microsoft Office. Bộ phần mềm văn phòng này tuơng thích với văn bản của Microsoft Office, đủ sức thoả mãn các tác vụ văn phòng từ cơ bản đến trung cấp, và tất nhiên, hoàn toàn miễn phí. Bạn có thể tải trọn bộ OpenOffice từ trang chủ

Nên dùng IMAP thay cho POP trong GMAIL

IMAP hay Internet Message Access Protocol, một giao thức mới mẻ tốt hơn POP thông dụng nhiều, giúp bạn tải thư về máy tính. Sau đó dùng Microsoft Outlook(MO) hay Outlook Express(OE) để xem thư này lại mà khỏi cần online nữa như khi dùng Gmail. IMAP sẽ tạo một kết nối bền vững giữa các hộp mail server với nhau (PC hay mobile và Gmail).
Thế thì giữa IMAP và POP có gì khác nhau?
Không giống như POP, IMAP giúp bạn có được thông tin 2 chiều giữa Gmail và các mail server khác: Có nghĩa khi bạn duyệt web đăng nhập vào

Gmail, bất cứ tác vụ nào ở MO hay OE cả công cụ di động (như là để thư mail ở thư mục WORK ) tức thì xuât hiện trong Gmail (như có sẳn nhãn “WORK” trên thư ấy).
Hơn nữa, IMAP cho bạn thêm cách tiếp cận thư tốt hơn ở nhiều công cụ khác nhau. Nếu bạn kiểm tra thư ở cơ quan, điện thoại di động rồi về nhà; IMAP giúp bạn giải quyết các thư ấy ở nhiều công cụ vào bất cứ lúc nào.
Cuối cùng, IMAP là một công cụ thật ổn định. Trong khi POP rfất hay làm mất thư của bạn hay tải về những thư tương tự nhiều lần.
IMAP tránh cho bạn được điều đó qua khả năng làm đồng bộ 2 chiều giữa Gmail và các mail server khác. Điều này tốt quá, vậy tôi bắt đầu từ đâu?
Đầu tiên, bạn phải đánh dấu nút kiểm enable IMAP trong Gmail account: Vào Settings trong Gmail ở mục Forwarding POP/and IMAP, tìm dòng cuối IMAP access, đánh dấu vào nút kiểm Enable và Save change.
Bạn phải qua tiếp dòng 2, để đọc Configuration settings nhằm biết cách làm cấu hình IMAP các Email khác nhau cho từng Email client hỗ trợ IMAP (OE, MO 2003_2007), Apple mail, Windows Mail, Thunderbird 20, Wireless như Iphone nhưng Blackberry, Symbian Windows Mobile, SnapperMail lại chưa hỗ trợ giao thức này.

I) Outlook Express : Sau đây là cách thiết lập IMAP cho Outlook Express:
1) Ở thanh Menu chọn Tools, chọn Accounts. Click vào add, kế click tiếp vào Mail
2) Điền tên bạn ở Display Name , click tiếp Next
3) Điền user name đầy đủ của bạn ở Gmail như là user@gmail.com ở Email address. Next
4) Đến Email server name, chọn my incoming server là IMAP. Điền imap.gmail.com Incoming mail và smtp.gmail.com ở Outgoing mail. Click next
5) Qua mục Internet mail logo, điền username có @Gmail.com ở User name và mật mã ở Password. Click Next, rồi Finish
6) Trở qua Account, chiếu sáng Imap.gmail.com chọn Properties, click General
Đổi tên imap.gmail.com thành Gmail để bạn dễ nhận ra sau này:
Đến reply address y như Email adress là user@gmail.com và chọn nút kiểm include this account when receiving mail and synchronising. Ấn Apply, rổi OK .
7) Qua tab Advanced trong Outgoing Mail( SMTP) và Incoming Mail( IMAP) chọn 2 nút kiểm This server requires a secure connection. Điền số 465 ở SMTP và 993 ở IMAP. Click OK
8) Click tab Servers, chọn nút kiểm My server requires authentication. Click lần chót OK là xong

Khi bạn làm xong vào Outlook Express nếu đang nối mạng, hỏi download thư mới hay all mails nó sẽ có ngay thư mục mới Gmail trong OE để soạn thư( oofline ), gửi thư mới, xem lại các thư mới nhận, rất tiện cho bạn khỏi on line liên tục như trước đây.

II) Microsoft Outlook 2003:

gần giống với Outlook Express phải chọn Enable IMAP trong Gmail, rồi Save change.
1) Ở MO, trên thanh Menu, chọn tools rồi Email account.
2) Click tiếp Add a new Email account, click Next
3) Trong server type, click nút kiểm chọn IMAP, rồi Click Next.
4) Điền hết các mục đòi hỏi trong Internet E-mail Settings (IMAP):
a) Thông tin người dùng (User information):
– Tên bạn (Your name) cần xuất hiện (display).
-E mail address: địa chỉ đầy đủ Gmail: username@gmail.com
b) Thông tin Server :
– Incoming mail server (IMAP): imap.gmail.com
– Outgoing mail server (SMTP): smtp.gmail.com
c) Thông tin đăng nhập (Login Information) :
User Name: điền tên Gmail username (bao gốm cả @gmail.com)
Password: mật mã bạn dùng trong Gmail
5) Click tiếp vào More setings: và click tiếp vào tab Outgoing server

6) Điền vào 2 nút kiểm My outgoing server (SMTP) requires authentication và Use same settings as my incoming mail server. Ấn tiếp OK
7) Click vào tab Advanced, rồi Outgoing Server (SMTP), điền thông số 465 và Incoming server (IMAP) con số 993. Đồng thời, chọn chọn 2 nút kiểm ở This server requires an encrypted connection (SSL) ở cả 2. Click OK.
8) Click Test account settings, sau khi nhận dòng Congratulations! All tests completed successfully. Click Close, tiếp là Next rồi Finish.
9) Nên tải về update Outlook từ Microsoft để tránh nhận báo lỗi errors trong Outlook với người dùng Gmail.

III) Microsoft Outlook 2007:
Có hơi khác vời phiên bản cũ 2003 .
1) Mở Outlook 2007, với new setups, chọn do not upgrade. Chọn Yes.
2) Điền Display name, Email address (có cả @Gmail.com) và mật mã.
3) Click vào Manually configure, chọn Internet Email.
4) Thiết lập Tên (name), địa chỉ email đầy đủ (có cả @Gmail.com)
a) Chọn IMAP cho Incoming/ougoing server
b) Username gồm cả @gmail.com.
Sau màn hình này, click Next để kết thúc phần setup đầu tiên.
5) Chọn vào Tools\Options\ Mail setup. Click vào Email account, chọn account và click Change trên danh sách các Accounts. Click vào More settings, kế là chọn Tab Advanced.
a) Thông số Incoming server phải là 993 và dùng SSL encryption
b) Outgoing server, dùng 587 với TLS encryption
6) Click OK, Next , Finish, Close rồi cuối cùng là click OK.

IV) Kết luận:
Bạn nên thử qua dùng IMAP để có thêm 1 bản nữa cho các thư lưu trử Gmail trong MO hay OE dành đọc lại offline khi cần thiết.
Báo thêm các bạn là IMAP tải thư Gmail về MO hay OE cực kỳ nhanh không thể nào tin nỗi: chỉ không đầy 30 giây phút là cả hơn 600 thư trong inbox Gmail đã có mặt trong OE rồi.

8 công cụ thuận tiện trong Excel có thể bạn chưa biết

Nếu tất cả những gì bạn đang thực hiện với Excel đều chỉ là trong các trang bảng tính đơn giản thì bạn có thể sử dụng một sổ cái và một chiếc bút lông.
Sổ cái này sẽ không tính toán tất cả mọi thứ cho bạn, nhưng thực sự có rất nhiều công cụ có giá trị sẽ giúp bạn thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau.

1. Tổng số phụ. Khi bạn gặp phải hàng tệp dữ liệu được sắp đặt theo ngày tháng, nó sẽ rất khó cho việc xem được một cách tổng thể. Tính năng tổng số phụ có trong Excel có thể giúp bạn khắc phục điều này. Kích Subtotal trên ribbon (menu) Data trong Excel 2007 hoặc chọn Subtotals từ Data trong Excel 2003. Mặc định nó sẽ cung cấp một tổng số phụ sum-type (kiểu tổng) cho mỗi một thay đổi diễn ra trong cột [tận cùng bên trái, nhưng bạn có thể chọn lấy một cột và thao tác mà bạn thích. Thậm chí bạn có thể tạo nhiều tổng số phụ, có thể cho tháng, quý hoặc năm. Một dải băng nằm ở bên trái sẽ cho phép bạn giữ bí mật các dữ liệu chi tiết và chỉ cho xem các mức khác của tổng số phụ.

2. Tự động định dạng có điều kiện. Định dạng có điều kiện trong Excel 2003 là điều trở ngại. Với Excel 2007, nó sẽ giúp bạn chỉ ra các mẫu trong dữ liệu và sử dụng rất đơn giản. Chỉ cần đánh dấu một nhóm các ô và kích vào Conditional Formatting trên ribbon Home. Khi đưa chuột trên những lựa chọn, bạn sẽ thấy preview của nó ngay lập tức. Có thể gán cho mỗi ô một màu để phán ảnh thứ hạng của nó trong toàn bộ dải các giá trị, thêm một thanh dữ liệu trong suốt phản ánh giá trị của ô… Cách thức tiến hành này cho phép đơn giản hơn rất nhiều so với sự phức tạp trong hộp thoại Conditional Formatting của Excel 2003.


3. Bảng phân tích (PivotTable). Tính năng PivotTable của Excel cho phép bạn có được sự phân tích dữ liệu nhanh và linh hoạt. Bạn có muốn xem số lần mỗi giá trị xuất hiện trong một cột quá dài? Hãy đánh dấu cột đó, kích vào PivotTable trên tab Insert (trong Excel 2003, chọn PivotTable từ menu Data), và kích Finish. Kéo trường tên đầu cột vào hộp Row Labels và vào hộp Values (trong Excel 2003, là vùng Drop Row Fields Here và vùng Drop Data Items Here). Ngay lập tức bạn sẽ có được một danh sách phân loại của tất cả các giá trị trong cột, cùng với số lần mỗi giá trị này xuất hiện. Đó chính là bí quyết của PivotTable.



4. Kiểm soát tài liệu (Document Inspector). Các tài liệu của Excel 2007 gồm có nhiều thông tin hơn so với các hàng và cột dữ liệu. Chúng có thể chứa những thay đổi được đánh dấu, các comment, các thuộc tính riêng,… Để xem xét dữ liệu ẩn trong tài liệu Excel 2007, kích nút Office ở trên cùng bên trái, trỏ tới Prepare và kích Inspect Document. Nó rất giống với Document Inspector trong Word, nhưng thay vì tìm kiếm văn bản ẩn nó tìm kiếm các hàng và cột ẩn, các trang bảng tính ẩn và các đối tượng đã được định dạng ẩn. Excel 2003 không có tính năng này. Hầu hết những gì nó có thể thực hiện (không nhiều) là remove các thông tin cá nhân từ các thuộc tính của file khi bạn lưu chúng.


5. Xem ngắt trang (Page Break Preview). Excel sẽ in trang bảng tính của bạn bằng cách sử dụng nhiều trang cần thiết để có thể hiển thị tất cả dữ liệu cả theo chiều dọc và ngang. Nếu cột cuối cùng không thích hợp thì việc in trang bảng tính có thể cần gấp đôi số trang. Thậm chí còn lãng phí hơn nếu bạn bỏ các trang đã in đó và thực hiện in lại. Để tránh điều bực mình này, hãy kích Page Break Preview trên ribbon View (trong Excel 2003 chọn Page Break Preview từ menu View). Lúc này khi bạn thay đổi kích thước lại các cột, thay đổi cữ chữ hoặc tạo các thay đổi layout khác, bạn sẽ ngay lập tức thấy hiệu ứng về ngắt trang. Nó cũng là một cách nhanh chóng để tìm ra số trang bạn sẽ phải in.


6. AutoSum. Sau khi đã nhập một số số hạng vào một cột nào đó thì có đến chín trong mười lần bạn sẽ kết thúc cột bằng một tổng số. Excel có thể tính toán dễ dàng tổng của một hàng hoặc một cột. Kích một ô sau hàng hoặc cột và kích nút AutoSum từ ribbon Home trong Excel 2007 hoặc toolbar trong Excel 2003 (hoặc đơn giản có thể nhấn Alt-=). Excel sẽ tính tổng của hàng hoặc cột một cách tự động. Nếu bạn không muốn tính tổng này, hãy kích menu của nút để chọn các mục average (trung bình), minimum (tối thiểu), maximum (tối đa) hay các chức năng khác.

7. Các bảng và danh sách (Excel lists/tables). Excel 2003 gọi chúng là các danh sách còn trong Excel 2007 lại gọi là các bảng. Dù chúng có được gọi bằng tên nào đi chăng nữa thì tính năng này cũng cho phép bạn có thể định nghĩa một dải các ô, phân loại, lọc, và tính tổng của các cột một cách dễ dàng, bên cạnh đó còn có thể chèn và gắn thêm hàng mà không cần điều chỉnh các công thức của bạn. Excel 2007 cũng cung cấp rất nhiều các kiểu bảng được định nghĩa từ trước để tạo sự dễ dàng trong việc định dạng. Trong Excel 2003, bạn đánh dấu các ô và chọn Data | Lists | Create List từ menu. Trong Excel 2007, kích Table trên ribbon Insert.



8. Lấy dữ liệu từ Web. Bạn gặp một bảng thống kê các dữ liệu trên một trang Web nào đó; và muốn kéo chúng vào Excel! Kích From Web trong ribbon Data (trong Excel 2003, chọn Data | Import External Data | New Web Query từ menu). Copy/paste địa chỉ trang web từ trình duyệt web của bạn vào hộp thoại New Web Query. Một biểu tượng hình mũi tên sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi bảng mà Excel có thể import; kích một hoặc một số trong số đó, sau đó kích nút Import. Ngay lập tức dữ liệu sẽ nằm trong bản tính của bạn. Nó có trạng thái bán trực tuyến – hãy kích nút Refresh Data trong thanh công cụ nổi (2003) hoặc nút Refresh All trong ribbon Data (2007) để cập nhật trang bảng tính của bạn với những dữ liệu mới nhất.

Kiểm soát nhập trùng dữ liệu trong Excel

Khi sử dụng bảng tính Excel để quản lý mã nhân viên, mã học sinh, sinh viên, số chứng minh nhân dân, số xe máy,… vì những mã và số này không thể trùng nhau nên vấn đề đặt ra là làm sao lợi dụng tính “duy nhất” đó để không nhập trùng.

Khi nhập vào một số liệu trùng với số liệu đã có thì Excel sẽ hiện ra hộp cảnh báo và không cho nhập. Giả sử bạn có bảng “Danh sách sinh viên tin học khoá 7” như hình minh hoạ, để thực hiện được mục tiêu này bạn làm như sau:

– Bôi đen các ô của cột có toạ độ D6 đến D12 (là vùng bạn cần nhập số liệu).

– Vào menu Data>Data Validation.

– Bấm vào thẻ Settings.

– Trong ô Allow, bạn bấm vào nút tam giác, chọn Custom.

– Trong ô Formula, gõ công thức =COUNTIF($D$6:$D$12,D6)=1

– Bấm sang thẻ Error Alert.

– Tại mục Style chọn Stop.

– Trong mục Title, gõ Cảnh báo cho bạn biết (chọn font VNI, ABC, nếu dùng font Unicode thì phải gõ tiếng Việt không có dấu).

– Trong ô Error message gõ nội dung thông báo, thí dụ: Số liệu của bạn nhập vào đã có rồi, hãy kiểm tra lại (Nội dung của thông báo này bạn có thể gõ bằng font Unicode).

– Bấm OK.

Bây giờ nếu trong các ô của cột Mã số sinh viên bạn gõ nhầm với số đã nhập trước đó (trong thí dụ này là số 123), sau khi gõ xong ấn Enter thì sẽ hiện ra hộp thoại cảnh báo với nội dung mà bạn đã thiết lập. Bạn phải xem lại để nhập số liệu đúng, không trùng lặp.

In các bản trình chiếu PowerPoint

Việc in bản trình bày có dễ hay không? Hãy xem những hướng dẫn bên dưới để tìm câu trả lời.
Để in được, Microsoft PowerPoint cần phải có một hệ thống printer driver(điều khiển máy in) trong máy tính để máy in được sử dụng. Bật máy in và đưa giấy vào khay của máy in.

Thay đổi thiết lập Page Setup

– Từ menu File, kích Page Setup

– Hộp thoại Page Setup hiển thị, kích vào chỗ mũi tên xổ xuống trên Slides sized for: và chọn:

On-screen Show Hướng trang nằm ngang. Độ rộng thiết lập 10 inches, độ cao là 7.5 inches Letter Paper (8.5 X 11 in) Độ rộng là 10 inches, độ dài là 7.5 inches. Cho phép các slide ở trong cả trang, (định hướng trang xoay ngang) Ledger Paper (11 X 17 in) Độ rộng là 13.32 inches, độ dài 9.99 inches. Giấy đươc xoay ngang A3 Paper (297 X 420 mm)
Giấy A3 Độ rộng là 14 inches, dài là 10.5 inches. Giấy được xoay ngang A4 Paper (210 X 297 mm)
Giấy A4 Nếu giấy được thiết lập nằm ngang, với độ rộng là 26 cm, dài là 18 cm thì slide sẽ lấp đầy cả trang A4. B4 (ISO) Paper (250 X 353 mm)
Giấy B4 Giấy B4 Độ rộng được đăt là 11.84 inches, dài là 8.88 inches B5 (ISO) Paper (176 X 250 mm)
Giấy B5 Giấy B5 Độ rộng là 7.84 inches, dài là 5.88 inches 35 mm Slides Độ rộng là 11.25 inches, dài là 7.5 inches. Nếu giấy được đặt ngang, nội dung slide sẽ nằm trong khoảng đó Overhead Độ rộng là 10 inches, dài là 7.5 inches. Cho phép slide cả trang giấy, thiết lập giấy được xoay ngang Banner Độ rộng là 8 inches, dài là 1 inches Custom Lựa chọn kích thước bạn cần bằng cách kích vào mũi tên lên hoặc xuống trong hộp Height và Width
– Nếu bạn muốn bắt đầu đánh số tự động cho các slide với nhiều số khác nhau, gõ số mới trong hộp Number slides from

– Trong phần Orientation, lựa chọn cách định hướng cho các slide trong hộp Slide. Chọn đứng hoặc nằm ngang.

– Trong phần Notes, handouts & outline, lựa chọn cách định hướng cho mục ghi chú, mục tin và đường viền. Chọn đứng hoặc nằm ngang.

– Khi nào kết thúc, kích OK

In ấn

– Từ menu File, kích Print

– Hộp thoại Print có 4 mục: Printer (Máy in), Print range (Vùng in), Copies (Số bản sao) và Print what.

Phần Printer

Phần này hiển thị thông tin về máy in. Phải chắc chắn trong mục Name: hộp hiển thị tên máy in

Nút Properties

Kích lên nút để bạn thiết lập cỡ giấy in, định hướng giấy, màu sắc hoặc in đen trắng,… Những việc đó rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến việc in ra ngoài. Kích OK khi kết thúc và quay trở lại hộp thoại Print

Phần Print range (Vùng in)

Vùng in cho phép bạn xác định in cái gì. Lựa chọn các mục sẵn có:

• All – in tất cả các slide
• Current Slide – chỉ in slide hiện hành
• Selection – in trong vùng được chọn
• Slides – in các slide được nhập vào

Phần Copies (Số bản in)

Vùng này cho phép bạn nhập vào số bản sao cần in và in theo thứ tự hay không

Phần Print what

Nội dung gồm các lựa chọn sau:
– Print what:

• Slides – in theo dạng thông thường
• Handouts (2,3 or 6) – cho phép bạn in 2,3 hoặc 6 slide trong một trang
• Notes Pages – in trang ghi chú của slide
• Outlines View – In trong chế độ outline view của các slide.

– Color / grayscale:

• Color – In theo màu sắc đã được thiết lập trong slide.
• Grayscale – In sử dụng điều chỉnh màu sắc
• Pure blank & white – In ra theo bản đen trắng.

– Scale to fit paper – Tích vào tùy chọn này để in nén theo cỡ giấy
– Frame slides – Tích vào tùy chọn này để in frame slide
Khi đã hoàn tất, kích nút OK để bắt đầu in